Gestión Documental Secrets

Gestión Documental Secrets

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Microsoft SharePoint es un robusto software de gestión documental que permite a las empresas organizar, compartir y colaborar en documentos de manera eficiente.

Reducción de costos: Cuando se realiza digitalmente, la gestión de documentos lower el espacio fileísico requerido para el almacenamiento y disminuye los costos asociados con el mantenimiento de archivos fileísicos.

OpenKM es un potente software de gestión documental open source, diseñado para ayudar a las empresas a organizar, administrar y proteger sus documentos de manera eficiente.

Cumplimiento normativo: Las organizaciones deben cumplir con la normativa vigente en cuanto a la gestión y conservación de documentos.

Con estas características, DMS es muy utilizado por empresas que necesitan gestionar grandes volúmenes de documentos que no tienen una complejidad muy alta.

La gestión documental hace referencia a los procesos y recursos necesarios para organizar, almacenar y recuperar documentos, así como automatizar los flujos de trabajo dentro de una empresa u organización.

En su lugar, plantéate la posibilidad de buscar un software de gestión documental que admita funcionalidades importantes como las que se indican a continuación.

La búsqueda de documentos y la consulta de información precisa es una práctica muy frecuente dentro de las pequeñas o grandes corporaciones. Dicha práctica puede resultar muy compleja cuando existen muchos documentos guardados y no se cuenta con un sistema de gestión documental efectivo.

Management de versiones y seguimiento de cambios: posibilitando mantener un historial completo de versiones de un documento, lo que facilita el rastreo y el Handle de los cambios realizados a lo largo del tiempo.

Utilizan bases de datos y sistemas de indexación para clasificar y etiquetar los documentos, facilitando su búsqueda y acceso rápido. Los sistemas GED son ampliamente utilizados en la actualidad debido a su capacidad para reducir el uso de papel, mejorar la eficiencia operativa y garantizar la Gestión de Documentos seguridad y confidencialidad de la información.

Acceso Remoto: Los usuarios pueden acceder a los documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que tengan una conexión a Online. Esto es perfect para organizaciones con equipos distribuidos geográficamente o con empleados que trabajan de forma remota.

Dependencia de la Conectividad a World-wide-web: El acceso a los documentos depende de una conexión a Net confiable. Si hay interrupciones en el servicio de internet, el acceso a los documentos puede verse afectado.

Cifrado de Datos: Los documentos almacenados en un DMS pueden ser cifrados para protegerlos contra accesos no autorizados y asegurar que la información confidencial se mantenga segura.

Existe una amplia gama de soluciones para la gestión de documentos y archivos. Sin embargo, tantas opciones pueden dificultar la elección de la que mejor se adapte a tus necesidades.